Dans de nombreuses entreprises, les salariés et le dirigeant sont souvent amenés à utiliser leur véhicule pour leurs déplacements professionnels. Les dépenses engendrées par ces déplacements peuvent être déduites grâce au calcul des indemnités kilométriques, un calcul parfois plutôt complexe. Ces déplacements peuvent également entraîner d’autres frais.

Quels sont les différents frais professionnels d’une entreprise ?

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par l’entreprise dans le cadre de son activité. Selon les statuts de l’entreprise, ces dépenses sont déductibles du bénéfice imposable et il est même possible de les amortir sur plusieurs années lorsqu’elles excèdent 500€.

Il existe plusieurs types de dépenses que l’entreprise peut faire passer en frais professionnels comme les frais de restauration et d’hôtellerie, les dépenses administratives, les frais publicitaires ou encore diverses honoraires.

Quelle que soit la nature des frais professionnels, l’entreprise doit impérativement fournir des justificatifs devant mentionner la raison sociale du fournisseur et du client, la nature de la prestation ou du produit, le prix ainsi que la TVA.

Les frais kilométriques, des frais professionnels différents

Contrairement aux frais professionnels classiques, les frais kilométriques (carburant, assurance, etc) sont déclaratifs. L’expert-comptable ne se base donc pas sur une facture pour les passer en comptabilité. Les indemnités kilométriques sont souvent considérées comme un bonus financier et doivent être correctement traitées.

En effet, ces indemnités kilométriques font très souvent partie des premiers moyens de rémunération des nouveaux dirigeants d’entreprises car elles ne supportent pas de cotisations sociales et ne sont pas imposables.

Comme pour les frais professionnels, les frais kilométriques doivent être engagés uniquement dans l’intérêt de l’entreprise et en cas de contrôle fiscal, l’entreprise doit être en mesure de fournir la liste complète des déplacements donnant droit aux indemnités kilométriques, ainsi que toutes les informations permettant de vérifier les distances parcourues.

Nous conseillons donc à tous nos clients de tenir à jour un tableau récapitulatif contenant les informations essentielles, à savoir le motif du déplacement, l’adresse du rendez-vous, la distance, le véhicule utilisé ainsi que la date du déplacement.